System ERP – co to jest i do czego służy?

Zarządzanie przedsiębiorstwem to skomplikowany proces. Wymagania koordynowania wielu działań jednocześnie. Sprawne wykorzystywanie zasobów to klucz do sukcesu, niezależnie do tego, w jakiej branży działa i czym się zajmuje firma. Wykorzystanie określonych środków w określonym czasie, ograniczenie marnotrawstwa zarówno samych środków finansowych, jak i zasobów czasowych. Na to wszystko składa się optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie.  Na szczęście współcześnie dostępne jest wiele narzędzi, które ułatwiają zarządzanie zasobami.  Kluczowym będzie system ERP, czyli z angielskiego Enterprise Resources Planning.

Czym, jest ERP?

Jest to oprogramowanie, które służy do zarządzania przedsiębiorstwem. Ma ona pomóc a tak naprawdę w pewnym stopniu zautomatyzować wykorzystanie zasobów. Jest to ogromna baza danych, na które składają się wszystkie dane firmy. Ważne jest właśnie to, że jest to zintegrowanie narzędzie. Będą w nim dane ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Od marketingu, przez sprzedaż po księgowość i logistykę. Również wszyscy pracownicy będą działać w oparciu o taki system. Dlatego jest to bardzo zaawansowane oprogramowanie, które w rzeczywistości łączy ze sobą wiele, często używanych oddzielnie aplikacji. Jednak dzięki takiej integracji możliwe jest ogromne zaoszczędzenie czasu. Nikt nie musi przełączać się pomiędzy różnymi programami, aby uzyskać konkretne informacje, w systemie ERP łatwa jest również komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami.

Przeczytaj również: Hurtownia internetowa – czym jest i jak ją założyć?

Historia ERP

Na stworzenie takich systemów pozwoliła dopiero wysoko rozwinięta technologia informatyczna, jednak ich pierwowzory były znane już po II wojnie światowej. Nazywały się MRP, od angielskiego Material Resources Planning. Taki system, oczywiście analogowy, obejmował w dużym stopniu wszystkie procesy logistyczne w przedsiębiorstwie od ilości zamówień i zapotrzebowania, po samą produkcję na logistyce dostawy kończąc.  Pojawienie się komputerów poszerzało możliwości tego typu systemów, gdzie człowiek nie był już potrzebny na wszystkich etapach działania takiego systemu. W większości procesów zastąpiły go komputery, zwiększona moc obliczeniowa, a także powstanie nowych technik tworzenia tego typu aplikacji pozwoliły na to, aby powstały bardzo kompleksowe i integrujące wiele obszarów systemy ERP.

Przeczytaj również: Programy ERP, czyli przykłady dostępnych na rynku oprogramowań ERP

Do czego wykorzystać ERP

Wszystko zależy od rodzaju przedsiębiorstwa w jakim działa system. Jego zastosowanie tak naprawdę może być bardzo skuteczne w każdym przedsięwzięciu, oczywiście ważne będzie odpowiednie wykorzystanie go. W przedsiębiorstwie produkcyjnym system może służyć do optymalizacji kosztów produkcji poprzez minimalizację kosztów, zwiększenie automatyzacji, sprawne obliczenia zapotrzebowania na materiały, większą automatyzację i lepsze dostosowywanie przezbrajania maszyn i w wielu innych obszarów. Taki program będzie też służył do podniesienia efektywności, jeśli chodzi o zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Przede wszystkim ponownie przez zwiększenie automatyzacji niektórych procesów. Automatyzacja to nie tylko zastąpienie działań człowieka przez odpowiedni system komputerowy. To także mniejsza ilość błędów, a w związku z tym i ograniczenie kosztów. Lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw w tym magazynem to korzyść, która jest szczególnie wykorzystywana w różnego rodzaju działalnościach związanych z magazynowaniem i e-commerce. Dostawy w odpowiednim czasie, szacowanie zapotrzebowania na dany towar pozwala ograniczyć do minimum czas, w jakim towary będą magazynowane, co umożliwia zmniejszenie kosztów z tym związanych. Jednak system ERP nie musi być wykorzystywany tylko do procesów związanych bezpośrednio z wewnętrznymi działaniami przedsiębiorstwa. Może także między innymi pozwolić na lepszą obsługę klienta. Wszystko dzięki temu, że to w takim systemie będą znajdować się wszelkie potrzebne informacje dotyczące klientów firmy. Każdy handlowiec, marketingowiec, ktoś z działu windykacji będzie mógł w łatwy i szybki sposób uzyskać potrzebne informacje. Dzięki temu możliwa jest lepsza, bo bardziej usystematyzowana, obsługa klienta.  Mogą być w nim informacje dotyczącego danego klienta, czyli jego dane kontaktowe, jak i zapisane wszystkie kontakty z nim, a także jego zamówienia. Wszystko to znacznie podnosi standard obsługi klienta.

Przeczytaj również: ERP a CRM – czym się różnią?

Kiedy zacząć używać systemu ERP

Tak naprawdę idealnym momentem jest rozpoczęcie działalności. To wtedy będzie to najmniej czaso-, jak i zasobochłonne. Można wszystkie informacje od samego początku umieszczać w tym systemie, dzięki czemu nie ma ryzyka, że podczas migracji z wielu innych programów coś zostanie pominięte. Wprowadzanie wszystkich informacji na bieżąco pozwoli także nie angażować dodatkowych środków na wdrożenie takiego systemu. Niestety wdrożenie go w czasie działalności wiążę się albo z zatrudnieniem do tego firmy zewnętrznej, albo pracą po godzinach, gdyż ciężko będzie jednocześnie zając się bieżącymi sprawami, jak i przenosić wszystkie dane to tego zaawansowanego systemu. Jednak takie idealne sytuacje zdarzają się bardzo rzadko, dlatego powody, dla których firmy decydują się na wprowadzanie systemu ERP, są bardzo różne.

 

Jeżeli jesteś zainteresowany prowadzeniem platformy hurtowej B2B, to zapraszamy Cię do CStore, gdzie możesz wypróbować platformę za darmo przez 14 dni! 

 

Przestarzałe oprogramowanie

Niestety nie wszyscy producenci aktualizują swoje programy, co sprawia, że wraz z rozwojem firmy mają one cały czas te same funkcjonalności, które z czasem przestają wystarczać. Ma to też często związek, z tym że programy te działają na ograniczonych systemach, których w żaden sposób nie da się już rozwinąć, albo wymagałoby to nieproporcjonalnych środków do zysków.

Wielość programów

Problemem może być ilość oprogramowania używanego w firmie. Im więcej programów używanych, tym większe z tym problemy. Po pierwsze, na wdrożenie nowych pracowników potrzeba znacznie więcej czasu i jest to dużo bardziej skomplikowane, gdyż zamiast tłumaczyć im działanie jednego systemu, trzeba zrobić to z kilkoma. Niekiedy konieczne jest eksportowanie danych z jednego systemu do drugiego, nie zawsze da się to zrobić automatycznie, powoduje to więc zarówno frustrację wśród zespołu, jak i niepotrzebnie zabiera niezbędne zasoby.

Wysokie koszty magazynowania lub produkcji

Dobry system ERP pozwala zmniejszyć zarówno jedne, jak i drugie. Lepsze obliczanie potrzebnej ilości materiałów lub towarów pozwala na uniknąć ich zbędnego magazynowania. Obliczanie czasu, w którym będą one potrzebne, również ogranicza magazynowanie. Bardziej ergonomiczne składowanie artykułów w magazynach również wpływa na koszty. Lepsze zarządzanie maszynami i ograniczenia dotyczące zużycia energii pozwalają wpłynąć na miesięczne koszty utrzymania. Taki system po prostu może odpowiednio monitorować stany magazynowane, analizować ich zużycie w różnych okresach, analizować użytkowanie poszczególnych urządzeń czy nawet obszarów magazynu i w ten sposób zwiększać efektywność.

Ręczne procesy

Niestety wiele przedsiębiorstw przeprowadza jeszcze niektóre procesy ręcznie, a można to w znacznym stopniu ograniczyć. Takie manualne działanie to przede wszystkim znacznie większy czas potrzebny na ten sam proces, porównując go do tego, wykonywanego przez system. Ludzie popełniają błędy, tak więc ręcznie przeprowadzenie procesów może wiązać się także z pomyłkami, które w jakimś stopniu mogą wpływać na koszty lub sprawność przedsiębiorstwa.

Trudność w lokalizowaniu informacji

Często wiele różnych programów albo brak usystematyzowania niektórych działań prowadzi do ogromnego chaosu w firmie. Jego konwekcją jest brak wiedzy co do tego, gdzie znajdują się konkretne informacje. W konsekwencji pracownicy muszą za każdym razem kontaktować się między sobą w celu uzyskania jakichś danych. System ERP to jeden system, dzięki czemu łatwo w nim wszystko znaleźć, nie potrzeba dużo czasu na poszukiwania, można wiec przyspieszyć niektóre procesy.

Niewydajne oprogramowanie

To bardzo częsty problem, który nierzadko bezpośrednio łączy się z poprzednim punktem, czyli przestarzałym oprogramowaniem. Ilość danych w takim systemie wraz z rozwojem firmy rośnie. W jakimś momencie może się więc okazać, że system przestanie sobie radzić z taką ilością danych. Oczywiście przeważnie będzie używanie go, jednak może działać on np. znacznie wolniej, co wpływa na komfort pracy i szybkość jej wykonywania. Zamiast więc ułatwiać pracę, będzie tylko powodem do frustracji.

Wdrożenie systemu ERP

Jest to niezwykle ważny etap, tak naprawdę najważniejszy, bo składa się na niego wiele elementów. Na początku potrzebna jest odpowiednia analiza potrzeb przedsiębiorstwa, aby wybrać taki system, który będzie je mógł zaspokoić. Trzeba po prostu wiedzieć jakie procesy przeprowadzane są w firmie, jakiego rodzaju dane ono zbiera. To wszystko pozwoli dobrać odpowiedni system ERP. Kolejny etap to wybranie tych funkcjonalności w systemie, które będą potrzebne. Jeśli coś na tę chwilę w firmie nie będzie wykorzystywane lepiej wyłączyć taką funkcjonalność a wdrożyć ją dopiero wtedy, kiedy okaże się potrzebna. Kolejny etap to samo uruchomienie wdrożenia i migracja wszelkich danych. Zależnie od systemów, może być to bardzo żmudny proces. Jednak istotne jest, aby wykonać go skrupulatnie, żeby wszystkie dane zostały przekazanie do nowego systemu. Kolejny etap to już zapoznanie użytkowników z systemem, czyli odpowiednie przeszkolenie i nadanie im ról. To, że w systemie będzie 100 użytkowników, nie oznacza, że wszyscy muszą mieć te same uprawnienia, każdy może mieć dostęp do innej części systemu. Dobrym pomysłem jest takie ograniczenie dostępności, aby każdy miał możliwość działania tylko w tych obszarach, które są mu niezbędne do pracy. Pozwoli uniknąć to nieporozumień i zmniejszyć czas potrzebny do wprowadzenia systemu. Ważny jest również audyt po takim wdrożeniu, jak i odpowiednie wsparcie IT, przez firmę, która odpowiada za cały proces.

Offline czy online, czyli lokalnie czy w chmurze

Tak naprawdę trudno na to odpowiedzieć. W dużym stopniu zależy to od specyfiki firmy. Jeśli posiada ona rozwinięty dział IT, to dobrym rozwiązaniem może być serwer lokalny, nad którym opiekę sprawował będzie właśnie dział IT. W sytuacji, w której takiego działu nie ma w firmie i wszystkie związane z IT usługi ousourcuje się, lepszą opcją będzie działanie w chmurze.

Podsumowanie

System ERP to szereg korzyści dla firmy. Pozwala na sprawne zarządzenie przedsiębiorstwem przez ograniczenie kosztów, automatyzacje procesów i ich przyśpieszenie. Będzie dobrym rozwiązaniem zarówno do firmy, gdzie oprogramowanie jest przestarzałe, jest go za dużo, niewydajne czy po prostu część procesów przeprowadza się ręcznie. W każdym z tych przypadków znacznie podniesie się komfort pracy, jak i jej szybkość i sprawność. Jeden system to także mniej błędów i szybszy dostęp do informacji. Ważne jest jedynie dopasowanie systemu do potrzeb firmy czy dobór takiego ERP, który będzie miał odpowiednie funkcjonalności.

Przeczytaj także:

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?

Dołącz do grona Inwestorów CStore S.A i otrzymaj dodatkowy rabat na sklep internetowy lub platformę B2B!

Dowiedz się więcej

X