Demo Przetestuj sklep internetowy

Księgowość sklepu internetowego – co musisz o niej wiedzieć?

Prowadzenie sklepu internetowego niesie za sobą takie same obowiązki jak w przypadku każdej innej firmy. Trzeba mieć odpowiednio zarejestrowaną działalność, a w związku z tym odprowadzać odpowiednie opłaty i podatki. Oczywiście można też działać na małą skalę, czyli prowadzić tak zwaną działalność nierejestrowaną. Jednak wiąże się to z pewnymi ograniczeniami. Odpowiednie rejestrowanie wszelkich działań finansowych jest niezbędne do prawidłowego działania sklepu. Dziś opiszemy najważniejsze elementy księgowości sklepu internetowego.

Rodzaj opodatkowania

Jeszcze przed rozpoczęciem handlu w Internecie trzeba wybrać odpowiedni rodzaj opodatkowania. Zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera spośród dwóch najpopularniejszych typów. Jest to podatek wg zasad ogólnych. Obowiązują w nim dwie stawki, odpowiednio 17% i 32%. Ta pierwsza w przypadku, kiedy podstawa obliczania podatku wynosi do 85 528 netto, ta druga powyżej tek kwoty. Druga opcja to podatek liniowy i wynosi on 19% niezależnie od wysokości uzyskanych przychodów.  Jednak wiążą się z nim pewne inne ograniczenia. Jeśli ktoś rozlicza się w oparciu o podatek liniowy nie może rozliczać się wspólnie z małżonkiem z podatku dochodowego. Nie może wykorzystać też różnego rodzaju ulg, należą do nich:

  • uwzględnienie kwoty wolnej od podatku,
  • odliczenia od podatku jak ulga rodzinna,
  • odliczenia od dochodu jak darowizna.

Wszystkie one mogą być wykorzystane przy podatku progresywnym.  Warto więc zastanowić się jaki planuje się osiągać dochód oraz czy wymienione wyżej ulgi są takimi, z których można skorzystać.  Jeśli ktoś planuje prowadzenie sklepu jako działalność, która nie będzie przynosiła dużych dochodów, czyli znacznie poniżej 100 000 złotych rocznie i do tego ma zamiar skorzystać np. z ulgi na dzieci i rozliczyć się z małżonkiem to powinien wybrać podatek progresywny. W innym wypadku lepiej zdecydować się na liniowy. Podobnie jest, jeśli sklep nie jest jedynym źródłem dochodu. W przypadku, kiedy uzyskuje się dochód, na przykład także z umowy o pracę, to warto zdecydować się na podatek liniowy.  Najrzadziej wybieraną formą opodatkowania jest ryczałt. W przypadku handlu internetowego wynosi on 3%. Kwota wydaje się mała, jednak tutaj opodatkowany jest cały przychód. Czyli jeśli kupiło się coś od producenta za 54 zł, a sprzedało za 62, to podstawą podatku będzie 54 zł,  nie jedynie 12 zł marży. Dlatego też forma jest opłacalna tylko w przypadku sklepów, w których działa się na wysokich marżach, czyli wszędzie tam, gdzie koszt pozyskania takich artykułów jest niski. Mogą to być np. wyroby rzemieślnicze.

Siedziba sklepu internetowego

Jeśli nie wynajmuje się miejsca na siedzibę sklepu czy magazyn, a tworzy magazyn firmy we własnej prywatnej nieruchomości, to może się to wiązać ze zmiany jej użytkowania, a co za tym idzie ze zmianą opodatkowania. Oczywiście działa to też w drugą stronę, możliwe jest wtedy zaliczenie do kosztów np. czynszu, opłat za energię itp.

Ewidencjowanie finansów sklepu internetowego

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych spoczywa na podatniku niezależnie od tego, czy rozlicza się podatkiem liniowym, czy według zasad ogólnych. Konieczne jest prowadzenie właśnie księgi rachunkowej bądź też księgi przychodów i rozchodów.  Większość osób decyduje się na ewidencje w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, jest to znacznie prostsze. Jednak nie każdy może się rozliczać w ten sposób. Jest to sposób zarezerwowany dla tych firm, dla których przychody ze sprzedaży w roku poprzednim wyniosły mniej lub dokładnie 1,2 mln euro. Jeśli więc nie jest się ogromną firmą, której sprzedaż idzie w setki tysięcy złotych miesięcznie, lepiej wybrać znacznie prostszą ewidencję, czyli księgę przychodów i rozchodów.

Faktury

To jeden z podstawowych dokumentów, z jakimi ma się do czynienia zarówno jako wystawiający, jak i ich odbiorca. Ich wystawianie jest także obowiązkiem każdego podatnika VAT.  W przypadku niedopełnienia tego obowiązku lub wykonania go nierzetelnie grożą odpowiednie sankcje. Obowiązkowe jest również też ich przechowywanie. Kiedyś wszystkie faktury były wystawiane w formie papierowej, teraz najczęściej się od tego odchodzi i przeważnie wystarcza faktura elektroniczna. Aby było możliwe jej wystawienie, musi wyrazić na to zgodę odbiorca faktury, czyli w tym przypadku klient. Warto wiec zawrzeć stosowny zapis w regulaminie. Trzeba też pamiętać, że faktura w formie elektronicznej to po prostu oryginalny dokument, nie może być on skanem faktury papierowej.

Rachunki

Mogą je wystawiać podatnicy, którzy są zwolnieni z obowiązku płacenia podatku VAT, a w związku z tym także z wystawiania faktur. Podobnie jak w przypadku faktur, możliwe jest wystawianie tak zwanych e-rachunków, czyli takich w formie elektronicznej.

Kasa fiskalna

W przeciwieństwie do sklepów tradycyjnych nie zawsze jest konieczność posiadania kasy fiskalnej, działając w branży e-commerce. Trzeba jednak spełnić, kilka warunków. Towary musza być dostarczane do klientów za pośrednictwem poczty lub innych usługodawców, jak firmy kurierskie. Płatność musi być wykonywaną poprzez bank lub pocztę, czyli np. poprzez różnego rodzaju pośredników płatności. Dokumentacja, której dotyczy sprzedaż, musi jasno określać kto i co kupił  oraz płatność za dany towar musi być bardzo łatwo zidentyfikowana.  Istnieją też towary w przypadku, których posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe. Są to np. alkohol, perfumy, sprzęt fotograficzny i wyroby tytoniowe. Pełna ich lista znajduje się na odpowiednich stronach rządowych.

Ewidencjonowanie przychodów i kosztów

We wspomnianej wcześniej księdze przychodów i rozchodów konieczne jest ewidencjowanie takowych. Przychody to oczywiście cała sprzedaż, czyli kwota jak widnieje na fakturach dla klientów końcowych. Wszystko w tej kwestii musi być skrupulatnie rejestrowane. Drugą sprawą są oczywiście koszty. Ich ewidencjonowanie jest nie mniej ważne. Przede wszystkim dlatego, że zmniejszają one podstawę opodatkowania. Wliczać się będzie to kosztów oczywiście koszt zakupu towarów od hurtowni, dystrybutorów czy producentów. Poza tym wszelka logistyka związana z transportem artykułów. Zarówno do sklepu, jak i do klientów, czy np. faktury od firm kurierskich. Koszty to tak naprawdę wszystkie wydatki związane ze sklepem, w tym oczywiście pensje. Jednak również każdy sprzęt i maszyna, które potrzebne są do prowadzenia działalności, materiały do pakowania, paliwo wykorzystane na dojazd do dostawców.  Wszystko to ma wpływ na dochód, a więc i płacony podatek, dlatego warto skrupulatnie to ewidencjonować.

Podsumowanie

Obowiązków księgowych w związku z prowadzeniem sklepu jest wiec całkiem sporo. Dlatego warto w większości przypadków powierzyć to fachowcom. Koszt obsługi księgowej może nie być nieporównywalnie mniejszy niż czas, jaki byłby potrzebny, żeby zająć się tym samemu. Tym bardziej opłaca się skorzystać z pomocy biura lub księgowego im na większą skalę się działa. Oczywiście przy niedużej skali, kiedy sklep jest tylko małym dodatkiem do głównej działalności, to można zdecydować się na zajęcie sprawą księgowości samemu.

Przeczytaj także:

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?
Anna Hyjek

Anna Hyjek
Dział Handlowy

tel. 791 009 006
a.hyjek@cstore.pl

Pozostając na stronie, wyrażasz zgodę na korzystanie z cookies. więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close