Jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego? Czym się kierować przy wyborze?

Obowiązek dokumentowania sprzedaży dotyczy zarówno właścicieli sklepów tradycyjnych, jak i sklepów online. Zgodnie z przepisami sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych należy ewidencjonować na kasie fiskalnej. Warto jednak wiedzieć, że przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową mogą skorzystać z prawa do zwolnienia z jej posiadania. Kiedy kasa jest niezbędna, a kiedy można skorzystać ze zwolnienia? Jaka kasa fiskalna będzie najlepsza do sklepu internetowego?

Kasa fiskalna w sklepie internetowym – kiedy nie trzeba jej mieć?

Konieczność ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, a co za tym idzie – wystawiania klientom paragonów, reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Jeśli jednak prowadzisz sklep internetowy, możesz skorzystać ze zwolnienia. Informacje na temat czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r (przepisy obowiązują do końca 2021 r.). Na liście figuruje m.in. dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeśli spełnione są następujące warunki:

  •       dostawca towaru otrzymuje w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem).
  •       z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Pamiętaj jednak, że brak konieczności wystawiania paragonów nie zwalnia Cię z obowiązku udokumentowania sprzedaży. Właściciele sklepów internetowych, którzy spełniają wszystkie warunki i w związku z tym nie muszą mieć kasy fiskalnej, mogą wystawić klientowi fakturę. Faktura imienna dla klienta indywidualnego nie musi zawierać NIP-u i numeru PESEL. Można ją dostarczyć klientowi np. drogą mailową lub dołączyć do przesyłki z zamówieniem.

Kto nie może skorzystać ze zwolnienia?

Jeśli zakładasz sklep internetowy i chcesz skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, musisz dokładnie sprawdzić, czy spełniasz wszystkie warunki i jakie są ewentualne ograniczenia. W przeciwnym wypadku możesz narazić się na karę finansową. Zgodnie z ustawą o VAT w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek posiadania kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego może nałożyć na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług do momentu rozpoczęcia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepis nie ma zastosowania do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółek osobowych, które podlegają pod Kodeks karny skarbowy. Z kolei Kodeks karny skarbowy za brak kasy fiskalnej przewiduje grzywny nawet w wysokości 240 stawek dziennych.

Przeczytaj również: Sklep internetowy a kasa fiskalna – kiedy jest niezbędna (2021)?

Kasa fiskalna a asortyment sklepu

Kasa fiskalna w sklepie internetowym jest obligatoryjna przy sprzedaży określonych artykułów. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku takich towarów jak np.:

  •       części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
  •       części do silników,
  •       części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
  •       sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny (z wyłączeniem części do tego sprzętu i anten),
  •       sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części do tego rodzaju sprzętu i akcesoriów),
  •       wyroby z metali szlachetnych,
  •       zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych (np. płyty CD, DVD, powerbanki),
  •       perfumy i wody toaletowe.

Zwolnienie a różne formy odbioru

Trzeba pamiętać, że zwolnienie z obowiązku wystawiania paragonów ma zastosowanie przy sprzedaży wysyłkowej, a więc realizowanej za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. W sytuacji, gdy Twoi klienci mogą osobiście odebrać zamówione w sklepie artykułu, warunek ten nie jest spełniony, co oznacza, że musisz wystawić im paragony. Wątpliwości mogą rodzić przesyłki za pobraniem. Czy oferując klientowi taką formę dostawy, tracimy możliwość skorzystania ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej? Okazuje się, że nie. W tym przypadku płatności za zamówienia dokonuje firma kurierska (zbiorczym przelewem). Ważne jednak, by przelew od dostawcy przesyłek zawierał listę sprzedanych towarów, ich ceny oraz dane nabywców.

Przeczytaj również: Dropshipping a kasa fiskalna – jak rozliczać droshipping?

Sposoby płatności

Aby ułatwić klientom zakupy, właściciele sklepów oferują różne formy płatności. Coraz mniej osób wybiera tradycyjne przelewy, które są dla użytkowników zbyt czasochłonne i zbyt pracochłonne –  wymagają zalogowania się na stronę banku, skopiowania numeru konta i wypełnienia danych odbiorcy. Ponadto, wysyłając pieniądze tradycyjnym przelewem, trzeba liczyć się z tym, że nie zostaną one zaksięgowane od razu. Znacznie bardziej popularne są dzisiaj płatności kartą oraz przelewy za pośrednictwem takich platform jak np. PayU, Przelewy24 czy PayPal. O ile szybkie płatności online traktowane są jak płatności na rachunek bankowy, tak w przypadku kart płatniczych sytuacja wygląda inaczej – korzystając z nich, nie można skorzystać z prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego?

Chociaż w niektórych sytuacjach warto skorzystać z prawa do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, urządzenia nie trzeba traktować jak zło konieczne. Kasa fiskalna może ułatwiać prowadzenie działalności. Nowoczesne kasy są proste w obsłudze, a cykliczne raporty sprzedaży pozwalają lepiej kontrolować stan finansów firmy. Warto wiedzieć, że zakup urządzenia nie musi wiązać się z dużym wydatkiem – podatnicy mogą skorzystać z ulgi na jej zakup (w wysokości 90% jej wartości, przy czym kwota nie może przekraczać 700 zł). Trudno jednoznacznie określić, jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego będzie najlepsza. Dużo zależy od specyfiki działalności (np. jak dużo produktów mamy w ofercie sklepu) i od indywidualnych preferencji (np. czy potrzebujemy prostego urządzenia, czy kasy z dodatkowymi funkcjami). 

Przeczytaj także:

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu sklepu internetowego do sprzedaży hurtowej lub detalicznej?